Nicht einfach eine E-Mail raushauen

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Timo und Sarah Lenz leiten die Bopfinger Firma Veroo Consulting.
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Sarah und Timo Lenz von Veroo Consulting verraten, was beim Umstieg auf Home-Office und Videokonferenzen schief laufen kann – und wie man es besser macht.

Bopfingen

Seit Corona arbeiten viele Beschäftigte im Home-Office, Teams arbeiten getrennt und finden sich auf virtuell Plattformen, etwa über Videokonferenzen zusammen. Mit ihrer Firma Veroo Consulting begleiten Sarah und Timo Lenz aus Bopfingen mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Arbeitsprozesse. Wie dieser Schritt gelingt und welche Schwierigkeiten dabei auftreten, haben die Geschäftsführer im Interview verraten.

Hat die Coronakrise der Digitalisierung einen Schub gegeben?

T. Lenz: Zunächst hat sie aufgezeigt, dass viele Unternehmen nicht digital arbeiten oder nicht ausreichend. Die Post wird oft immer noch im Sekretariat angenommen, es gibt Laufzettel und Unterschriftenmappen. Oder es werden Prozesse per E-Mail geregelt, die unnötig an alle möglichen Empfänger gehen. Schlicht – unproduktiv.

Was wäre stattdessen sinnvoll?

S. Lenz: Die Abläufe über eine zentrale, digitale Plattform steuern, die ortsunabhängig funktioniert und beispielsweise ein Dokumentenmanagement mit Dokumentenablage, die Suche, Projekt- und Aufgabenmanagement, Datenaustausch im Team und mit extern, Telefonie über Festnetz, Web und Video, Chats, und die Möglichkeit, Dokumente und Präsentationen im Team zu bearbeiten, beinhaltet. Die Datenebene und Kommunikationsebene sind miteinander verbunden, Kollaboration trifft Kommunikation und Kooperation.

Ist die E-Mail nicht digital genug?

T. L.: Die Arbeitswelt hat sich verändert. Ich bin heute mit dreimal so vielen Kontakten wie noch vor fünf Jahren verbunden. Dazu passt nicht, dass nach wie vor vieles nach dem Push-Prinzip funktioniert: Ich sende Informationen aus, jemand anderes erhält sie. Man wird "fremdgesteuert in der Priorität". In der Arbeitswelt der Zukunft wird es ein Pull-Prinzip geben: Ich stelle eine Information bereit, derjenige, der sie braucht, muss sie sich holen. Wie bei einem Schwarzen Brett. Das spart Zeit und Kosten. SL: Heute haut man gerne E-Mails raus, nach dem Motto: Aus den Augen, aus dem Sinn. Aber eine Umstellung ist nötig, das ist auch eine Frage einer neuen Führungskultur.

Was ist stattdessen sinnvoll?

T. L.: In die Cloud gehen! Veroo Consulting ist als Microsoft-Partner spezialisiert auf Cloud Computing und zum Beispiel das Paket "Microsoft 365", das Werkzeuge wie Microsoft Teams, SharePoint, Word, Excel & Co für sämtliche Arbeitstätigkeiten beinhaltet, ja sogar die Möglichkeit, sich firmeneigene Apps zu entwickeln, und höchstmögliche Sicherheit bietet. Deshalb nutzen unsere Kunden die Microsoft-Cloud. Andere vertrauen auf Lösungen etwa von Amazon oder IBM. Die Daten und Abläufe in die Cloud auszulagern, ergibt Sinn: Kein Unternehmen mu ss sich heute noch selbst einen Server in den Keller stellen. Flexibles, ortsunabhängiges Arbeiten wird so erst möglich.

Viele Unternehmen schrecken davor ab, Daten in die Cloud zu geben.

S. L.: Diese Angst, dass die Daten in der Cloud nicht mir selbst gehören, ist unbegründet. Im Gegenteil: Mit den technischen Möglichkeiten der Cloud sind die eigenen Daten wesentlich besser geschützt, als es die eigene IT könnte.

Zahlreiche Beschäftigte sind immer noch im Home-Office.

S. L.: Manche Unternehmen waren darauf vorbereitet, andere nicht so gut. Home-Office hatte ja lange den Beigeschmack, dass die Arbeit nur schwer zu kontrollieren sei, dass die Arbeitnehmer faulenzen. Deshalb ist es wichtig, dass auch Aufgabenpakete und Projekte digital neu definiert werden und die Ergebnisse somit kontrollierbar sind.

Macht digitale Arbeit das persönliche Gespräch überflüssig?

T. L.: Ganz sicher nicht, aber in vielen Bereichen "virtuell". Viele Geschäftsreisen entfallen beispielsweise, das spart Zeit und Kosten und schont die Umwelt.

Gerade Video-Meetings werden aber von vielen als uneffektive Zeitfresser erlebt.

T. L.: Ein Meeting, das heute so unproduktiv verläuft, verlief in der analogen Welt genauso: Jemand kam zu spät, jemand hat sich ausgeklinkt und war nicht bei der Sache. Ein digitales Meeting muss gut organisiert und moderiert sein. Es muss besser strukturiert sein. S. L.: Hier bieten digitale Plattformen wie Microsoft Teams riesige Vorteile: etwa die Möglichkeit, das Meeting als Video aufzuzeichnen oder ein automatisches Transkript des Gesagten zur Verfügung stellen. Auch eine Echtzeit-Übersetzung für Konferenzen in Fremdsprachen ist hier möglich oder höchstprofessionelle Präsentationen bis hin zu Live-Events.

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