Das Aalener Rathaus steigt ins Arbeiten 4.0 ein
Seit der Einweihung des Rathauses vor rund 50 Jahren hat sich die Arbeitswelt enorm verändert - die Arbeitsstruktur der Stadtverwaltung hingegen kaum. Wie sich das jetzt ändern soll.
Aalen
Auch das Aalener Rathaus will in die moderne Arbeitswelt einsteigen: ortsunabhängiges Arbeiten, mehr Raum für Kommunikation und Teamarbeit, ein Aufbrechen hierarchischer Unternehmensstrukturen - das alles und mehr kennzeichnet die digitale Arbeitswelt 4.0, die dem einzelnen Mitarbeiter mehr Freiheit und Verantwortung zugesteht.
„Es ist ein großes Projekt, das wir vor uns haben. Denn wir sehen die Rathaussanierung nicht nur als Bauprojekt, sondern als eine neue Organisationsaufgabe der Verwaltung“, leitete OB Frederick Brütting in der jüngsten Sitzung des Technischen Ausschusses den Tagesordnungspunkt „Rathaussanierung - neue Arbeitswelten“ ein. Seit der Einweihung des Rathauses vor rund 50 Jahren habe sich die Arbeitswelt enorm verändert. Es sei nun Zeit, die Strukturen der neuen Arbeitswelt anzupassen.
Christina Luther von der Gebäudewirtschaft sprach von einem „umfangreichen Prozess“, in den man im vergangenen Jahr eingestiegen sei und in den bereits neben dem OB die Dezernenten, Amtsleitern, der Personalratsvorsitzende und weitere Ämter und Schlüsselfiguren einbezogen seien. In verschiedenen Workshops und im Erfahrungsaustausch mit anderen Stadtverwaltungen habe man eine Basis erarbeitet. Jetzt gehe es um die konkrete Zielformulierung, wie man künftig im Rathaus arbeiten wolle. „Arbeiten in einzelnen Bürozellen ist heute nicht mehr zielführend“, meinte sie sinngemäß. Denn heute stehen vielmehr Informationsfluss und Kommunikation im Fokus; Führungspersonen und Mitarbeiten müssten „sichtbar“ werden. Weil es aber auch um die bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf gehe, soll im Rahmen einer Machbarkeitsstudie auch geprüft werden, ob eine Kita im Haus eingerichtet werden kann.
Auch den Bürgerservice wolle man verbessern. Dazu sei ein Informationsschalter im Foyer angedacht, für den Erstkontakt. Zudem prüfe man aktuell die Möglichkeit für eine flexible Terminvereinbarung von zu Haus aus sowie vor Ort. Im Foyer werde eine mobile Wartezone mit Kinderspielecke eingerichtet. Auf zwei Monitoren soll das Terminmanagement angezeigt werden und auch Aktuelles aus der Stadt.
Dr. Martin Kleibrink vom Büro „Smart in Space“, Winterthur, begleitet die Stadtverwaltung beratend in diesem Prozess. Er nennt die Vorteile der modernen Arbeitsstruktur, in deren Mittelpunkt das sogenannte Desksharing steht; dabei haben die Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz mehr, sondern wählen „ihren“ Platz täglich neu aus. Damit, so Kleibrink, ließe sich Platz einsparen, den man dann für mehr bürgernahe Dienstleistungen und auch Events zur Verfügung stellen könne.
Durchweg befürworten alle Fraktionen diese Transformation in eine moderne Rathaus-Arbeitswelt. Michael Fleischer (Grüne) freut sich ganz besonders: „Als es um das Thema Rathaussanierung ging und darum, dass das Rathaus aus allen Nähten platzt, haben wir damals schon gesagt, dass wir erst über eine neue Arbeitsstruktur sprechen müssen, bevor es ums Raumkonzept geht.“ Besonders wichtig sei der Grünen-Fraktion, dass die Rathausmitarbeiter in den Prozess einbezogen und mitgenommen werden. Und dass Bürger weiterhin direkten Zugang ins Rathaus haben.
Thomas Wagenblast (CDU) appelliert wie Timo Lorenz (SPD), die Bürgerschaft in diesen Prozess einzubinden - beispielsweise mit einer Befragung. Für die Kundenvorsprache empfiehlt Wagenblast, separate Ausweichräume einzurichten. Zum einen der Diskretion wegen, zum anderen der Sicherheit wegen. „Wir haben von fliegenden Gegenständen bis zu Tätlichkeiten schon alles erlebt.“ Auch für Christa Klink (Die Linke) und Manfred Traub (Zählgemeinschaft Birkhold/Traub) ist die Wahrung der Diskretion ein wichtiges Thema.
Claus Albrecht (FW) bezeichnet die anstehende Transformation der Rathaus-Arbeitswelt als ein Leuchtturmprojekt. In puncto Kita im Rathaus plädiert er für mehr Plätze, um auch einzelne Bedarfe von Mitarbeitern des City-Einzelhandels mit abdecken zu können.
Brütting betont abschließend, dass man „ganz großen Wert“ darauf lege, die Rathausmitarbeiter in den Prozess mit einzubinden. Der OB ist guten Mutes, dass das Projekt gelingen wird.
„Aus dem Pilotprojekt der in den Kubus ausgelagerten Stadtkämmerei haben wir von den Mitarbeitern positive Rückmeldungen erhalten. Das motiviert uns, in der Richtung weiter zu gehen.“